+40%

D’efficacité dans le traitement des dossiers grâce à l’automatisation et la centralisation des données.

-60%

De temps passé sur la vérification des obligations CFE avec un accès rapide aux informations et un workflow optimisé.

-70%

De paperasse et d’échanges d’emails inutiles avec la digitalisation complète du processus et l’intégration des formulaires en ligne.

Les principaux défis avant l'intégration

  • Suivi manuel des entreprises dans des fichiers Excel peu collaboratifs et sujets aux erreurs.
  • Traitement chronophage des obligations CFE sans local, nécessitant de multiples vérifications manuelles.
  • Manque de traçabilité, aucune centralisation des échanges et difficulté à suivre l’évolution des dossiers.
  • Communication interne inefficace, avec des échanges dispersés entre emails et notes internes.
  • Erreur humaine fréquente, dues aux informations manuscrites mal interprétées ou aux oublis de mise à jour.

+90%

Des tâches administratives effectuées manuellement, liées à la réception des questionnaires papier.

Les avantages après l'implémentation

  • Un tableau interactif et automatisé permettant d’importer directement les fichiers CSV de Gespro et d’intégrer automatiquement les nouvelles données.
  • Génération dynamique d’URL vers Google Maps pour une vérification rapide des locaux déclarés.
  • Champs personnalisés et workflow par étape pour structurer la validation et le suivi des dossiers avec un processus clair et encadré.
  • Commentaires nominatifs pour améliorer la communication entre agents et centraliser les décisions directement sur chaque dossier.
  • Formulaire public intégré permettant aux entreprises de renseigner directement les informations de leur local et d’ajouter leur bail, qui sont automatiquement enregistrés dans le tableau Suivi des locaux, sans ressaisie manuelle.
  • Suivi en temps réel des mises à jour, assurant une visibilité immédiate sur l’état d’avancement des dossiers et facilitant les relances si nécessaire.
  • Historique des actions et enregistrement des emails envoyés pour garantir une meilleure traçabilité et conformité dans la gestion des obligations CFE.

Un gain de tempset de productivité

  • Optimisation du temps de gestion : La digitalisation du suivi permet aux agents de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée plutôt que sur des opérations répétitives et chronophages.
  • Suivi centralisé des dossiers : Grâce à une interface interactive, chaque dossier bénéficie d’un historique détaillé des actions effectuées, assurant une meilleure continuité du traitement des obligations CFE.
  • Collaboration efficace et instantanée : L’intégration des commentaires nominatifs facilite la communication entre agents et accélère la prise de décision sur chaque dossier.
  • Automatisation des relances : Les emails sont générés et envoyés automatiquement, garantissant une traçabilité parfaite et un gain de temps significatif.
  • Vision à long terme des obligations CFE : Le système conserve l’ensemble des données et interactions, permettant aux agents de retrouver et d’analyser facilement l’évolution des situations d’une entreprise au fil du temps.
  • Réduction des erreurs humaines : L’intégration des données en temps réel évite les erreurs de saisie manuelle, les oublis et les incohérences, garantissant une gestion plus fiable et fluide des obligations CFE.

" Avant Kiiwe, la mise à jour des obligations CFE sans local était un véritable casse-tête. Entre les erreurs de saisie, les échanges dispersés et le manque de visibilité, nous perdions un temps considérable. Aujourd’hui, grâce à Kiiwe, tout est centralisé, automatisé et fluide. Le suivi est plus efficace, et nous avons une meilleure traçabilité de chaque action. Un véritable gain en productivité pour notre service ! "

— Un agent du SIE de Cenon